Weryfikacja najemcy, czyli jak zaoszczędzić pieniądze, czas i nerwy, zanim wynajmiesz mieszkanie

O weryfikacji najemców w wersji wideo  👉 tutaj

Funkcjonowanie całego mieszkania zależy od kilku czynników: przygotowania pomieszczeń, opieki, którą nad nim sprawujesz, i najemców, którzy zamieszkują poszczególne pokoje. Najemcy, przekornie wymienieni na końcu listy, mogą sprawić, że albo będziesz mógł zapomnieć o mieszkaniu na cały rok, albo będzie Ci się ono śnić po nocach. Jeśli chcesz zapomnieć, powinieneś przeprowadzić prawidłowy proces weryfikacji najemcy. Spróbuję Ci w tym pomóc.

W mojej opinii weryfikacja najemcy polega na umiejętnym doborze przyszłego lokatora do naszego mieszkania. Odbywa się ona jeszcze przed ostatecznym podpisaniem umowy najmu. W procesie weryfikacji staramy się dobrać takich lokatorów, którzy należycie wywiążą się z obowiązków najemcy. Głównym obowiązkiem jest oczywiście terminowe opłacanie czynszu najmu. Oprócz tego lokator zostaje zobowiązany do dbania o mieszkanie oraz do nieutrudniania współlokatorom korzystania z lokalu – czyli krótko mówiąc, do prowadzenia życia w zgodzie.

Weryfikacja najemcy jest procesem złożonym i przebiega kilku etapowo:

1. weryfikacja przez telefon,
2. weryfikacja na spotkaniu,
3. weryfikacja przy podpisywaniu umowy (bardzo często odbywa się na spotkaniu, podczas którego poznajemy lokatora).

Dodatkowo weryfikacja może mieć dwie formy:

• formalną, tj. sprawdzenie, czy potencjalny lokator wpasowuje się w nasz docelowy model najemcy pod względem wieku, ewentualnego zatrudnienia, a tym samym wypłacalności, oraz skontrolowanie poprawności danych najemcy;
• nieformalną, którą można potocznie nazwać tzw. czynnikiem ludzkim. Są to odczucia wynajmującego względem potencjalnego najemcy.

Pierwszy etap weryfikacji, jak zaznaczyłem powyżej, to rozmowa przez telefon, podczas której umawiasz się na spotkanie w celu prezentacji pokoju. Na tym etapie dowiedz się najważniejszych informacji na temat lokatora i jego oczekiwań:

• zapytaj swojego rozmówcę o wiek, nie osądzaj po głosie, ponieważ może się zdarzyć, że dzwoni rodzic szukający pokoju dla studiującego dziecka,
• upewnij się, że osoba, z którą rozmawiasz, szuka pokoju dla siebie. Bardzo często obcokrajowcy, którzy chcą wynająć lokum, proszą o wykonanie telefonu kogoś znajomego z Polski,
• zapytaj o zajęcia, pracę – dowiedz się, czy rozmawiasz z osobą studiującą, pracującą, czy dopiero szukającą zatrudnienia,
• zorientuj się, na jak długo Twój rozmówca szuka pokoju. Dzięki temu unikniesz niemiłych niespodzianek na spotkaniu i oszczędzisz swój czas, nie umawiając się z osobami, które szukają pokoju tylko na miesiąc.

Zauważyłem, że obecnie sporo osób umawia się na spotkania przez SMS, e-mail lub wiadomość z portalu ogłoszeniowego. Tą drogą trudno wyczuć lokatora i czasem niezręcznie zapytać go np. o wiek. Mimo to warto – inaczej przyszedłszy na spotkanie i otwierając drzwi umówionej osobie, możemy zobaczyć „starszego pana”, który nie jest w naszej docelowej grupie wiekowej. Niestety może się okazać, że pan szuka pokoju nie dla córki, lecz dla siebie. Sytuacja jest krępująca dla obu stron. Zdarzyło mi się również, że na spotkanie przyszła pani w średnim wieku z dzieckiem i osoba pod wpływem alkoholu. Takie sytuacje to niestety marnotrawstwo naszego czasu.

Wszystkie planowane prezentacje pokoi notuję w kalendarzu i potwierdzam na godzinę przed umówioną porą. Jeżeli ktoś kontaktował się ze mną wyłącznie SMS-owo, e-mailowo lub poprzez wiadomości z portalu ogłoszeniowego, to przypominam o spotkaniu telefonicznie, aby móc uzupełnić braki z pierwszego etapu weryfikacji.

Drugi etap weryfikacji odbywa się podczas spotkania. Jest ono bardzo ważne, zarówno z punktu widzenia oceny potencjalnego najemcy, jak i wynajmu (czyli sprzedaży) pokoju. To idealny moment na poznanie osoby i weryfikację „nieformalną”. Umawiając spotkanie, zapewnij sobie odpowiednią ilość czasu i podczas jego trwania zwróć szczególną uwagę na to:

• czy i jakie pytania zadaje potencjalny najemca. Naszą czujność powinni wzbudzić oglądający, których w ogóle nie interesują ani kwestie formalne, ani szczegóły związane z mieszkaniem. Podpisując umowę z takimi osobami, możemy zyskać najemców, którzy nie będą przykładali wagi również do terminowości wpłat, zasad panujących w mieszkaniu itp. Oczywiście możemy też trafić na nieśmiałą osobę, dla której oglądanie mieszkania nie jest sytuacją komfortową. Naszym zadaniem jest wtedy odpowiednie pokierowanie rozmową tak, aby jednocześnie zareklamować mieszkanie i dowiedzieć się więcej o naszym potencjalnym lokatorze;
• jak osoba oglądająca zachowuje się w mieszkaniu. Gdy prezentuję mieszkania w sezonie najmu, są one w większości jeszcze zamieszkałe przez poprzednich najemców. Zawsze informuję o tym osoby oglądające; proszę je o nieotwierane szaf, oglądanie pokoju z progu itp. Chcę w ten sposób możliwie najlepiej zadbać o komfort moich obecnych lokatorów. Zdarzają się jednak oglądający, którzy te zalecenia mimo moich wyraźnych próśb ignorują. Należy się wtedy zastanowić, czy taka osoba w przyszłości będzie przestrzegać prawa do prywatności innych współlokatorów;
• czy interesują ich przyszli współlokatorzy. Osoby, którym zależy na poprawnych relacjach z przyszłymi współlokatorami, zapytają o to, kto zajmuje pozostałe pokoje w mieszkaniu. Zawsze staram się wtedy poinformować, w jakim wieku są pozostali najemcy i czy pokoje są zajmowane przez mężczyzn, czy kobiety;
• czy zwracają uwagę na stan mieszkania i panujący w nim porządek. Podczas spotkania warto pokazać grafik sprzątania i wspomnieć o prowadzonej przez najemców zrzutce pieniędzy na zakup środków czystości. Obserwujmy reakcję osoby oglądającej: czy popiera ten pomysł, czy zupełnie go ignoruje. W ten sposób możemy się dowiedzieć, czy już mieszkając w naszym lokalu, będzie dbała o czystość części wspólnych.

Potencjalnemu lokatorowi, który ogląda mieszkanie spełniające jego wymagania, powinno też zależeć na odpowiednim zareklamowaniu siebie jako rzetelnego najemcy. Zdarza się, że osoba, która przychodzi wynająć pokój, jest wyraźnie po dość „ciężkiej nocy” :). Skoro ktoś w takim stanie zjawia się na spotkaniu, powinniśmy zadać sobie pytanie, czy swoim stylem życia nie będzie zakłócał spokoju w mieszkaniu.

Ostatnim etapem weryfikacji jest umowa. Potencjalny lokator, z naszą pomocą, powinien oczywiście zapoznać się z zapisami umowy. Warto się upewnić, czy nie ma żadnych pytań do treści, czy wszystko jest jasne. Osoby, którym zapisy umowy są obojętne, powinny od razu wzbudzić naszą czujność. Jeżeli potencjalny lokator w ogóle nie interesuje się umową, wręcz nie czyta jej zapisów, to zawsze radzę po prostu poszukać kogoś, kto będzie bardziej zainteresowany zasadami współpracy. Chcemy przecież, aby lokatorzy przestrzegali zapisów umowy. Jak mają to robić, skoro ich nawet nie znają?

Zapisy, które znajdują się w umowie najmu, pomogą nam zweryfikować lokatora pod względem formalnym – należy pamiętać, że konieczne jest sprawdzenie poprawności danych podanych przez przyszłego najemcę. Sprawdź, czy jego dane osobowe pokrywają się z tymi na dokumencie tożsamości. Może się również zdarzyć, że nasz potencjalny lokator nie ma przy sobie żadnego dokumentu. U mnie w takich sytuacjach zawsze zapala się „czerwona lampka”  Taką osobę zapraszam na kolejne spotkanie, kiedy będzie już mieć przy sobie dokument tożsamości, a ja będę mógł sprawdzić poprawność danych osobowych. Zabiegiem mocno weryfikującym lokatorów jest również pobieranie danych kontaktowych do osoby bliskiej. Ktoś z czystym sumieniem bez problemu poda namiary na kogoś, do kogo możemy zadzwonić w sytuacji awaryjnej. Warto dokładnie określić grupę osób, które uważamy za bliskie. Dla nas będą to:

• rodzice bądź opiekuni prawni,
• rodzeństwo,
• dziadkowie,
• w sytuacjach wyjątkowych dalsza rodzina.

Nie przyjmujemy namiarów na przyjaciół czy chłopaka/dziewczynę, czyli nieformalnych partnerów życiowych. Jeżeli w trakcie trwania umowy wystąpi sytuacja awaryjna lub będziesz miał problem z lokatorem, to większe prawdopodobieństwo jest takie, że pomoc i dodatkowe informacje otrzymasz od kogoś z rodziny najemcy. Z doświadczenia wiem, że w przypadku problemów finansowych rodzice dosyć często są skłonni do współpracy i pomagają wspólnie znaleźć rozwiązanie.

W sytuacjach trudnych zdarza mi się kontaktować z najbliższymi lokatora. Rozmowy z rodzicami zawsze prowadzę w spokojny sposób. Niejednokrotnie zdarza się, że dopiero telefon ode mnie jest dla nich informacją, że z dzieckiem są jakieś problemy. Raz zdarzyła mi się historia, że rodzic był przekonany, iż syn studiuje w Poznaniu, nie zaś w Krakowie. Chłopak bardzo utrudniał innym najemcom korzystanie z mieszkania. Byliśmy niestety zmuszeni do wypowiedzenia umowy najmu i odebrania mu kluczy. Na szczęście w całym procesie mieliśmy pełne wsparcie jego rodziców, którzy przyjechali pomóc synowi z wyprowadzką, a później uregulowali wszelkie zaległości finansowe.

Ostatnią rzeczą, którą weryfikuje umowa, jest wypłacalność nowego najemcy. W swojej działalności wypłacalność sprawdzamy na trzy sposoby.

1. W przypadku osób studiujących, nieposiadających stałego zatrudnienia, prosimy zawsze o wypełnienie poręczenia finansowego. Już na etapie podpisywania umowy bardzo ważne jest to, aby mieć pewność, że poręczenie zostanie podpisane przez osobę, którą lokator nam wskazał. Jeżeli poręczyciela nie ma na spotkaniu, to nie bójmy się po prostu do niego zadzwonić. Zwróć również uwagę na to, kto jest poręczycielem – podobnie jak w przypadku osoby kontaktowej, wytypuj grupę osób, które takimi poręczycielami mogą zostać. W sytuacji kryzysowej musisz mieć pewność, że osoba ta jest wypłacalna i będzie w stanie uregulować zobowiązania finansowe lokatora. Osobiście stosuję zasadę, że poręczycielem może zostać:
   • jedno z rodziców lub dziadków,
   • opiekun prawny,
   • rodzeństwo (przy czym w przypadku rodzeństwa proszę o dostarczenie zaświadczenia o ich zatrudnieniu),
   • w przypadku osób z zagranicy dopuszczam możliwość podpisania poręczenia przez polskiego pracodawcę, ale wykluczam poprzednie sposoby opisane wyżej chyba, że poręczyciel ma obywatelstwo polskie.
2. W przypadku osoby pracującej musimy uzyskać potwierdzenie zatrudnienia – najczęściej jest to zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach. Podczas podpisywania umowy możesz oczywiście zadzwonić do zakładu pracy przyszłego lokatora. Zwróć jednak uwagę na sposób, w jaki potencjalny najemca przekazuje Ci dane: czy zna adres firmy, namiary kontaktowe lub czy bez wahania wie, że w sprawie zaświadczenia należy udać się do kierownika zmiany lub działu HR.

Mimo czujności zdarza mi się, że trafiam na lokatora, który przy podpisywaniu umowy minął się z prawdą. Miałem przypadek, kiedy świeżo po rozpoczęciu umowy najemca zaczął zalegać z płatnością, do tego nie dostarczył zaświadczenia z pracy. Zadzwoniłem do podanego w umowie sklepu; okazało się, że chłopak od dwóch miesięcy tam nie pracuje. Informacja ta pozwoliła mi na podjęcie szybkiej decyzji o przystąpieniu do bardziej zdecydowanych działań.

Uważaj na osoby, które wynajmują pokój z nastawieniem, że przyjechali do danego miasta w celu znalezienia pracy. Oczywiście trzymasz za takiego człowieka kciuki, ale zanim znajdzie on zatrudnienie, niech do jego umowy zostanie dołączone podpisane poręczenie lub niech wpłaci on solidną kaucję, która zabezpieczy Cię na dłużej.

3. Weryfikacja najemcy poprzez pobranie kaucji. Wiele osób postrzega kaucję jedynie jako element umowy, który powinien zostać spełniony. Na podstawie własnych doświadczeń uważam, że warto zwrócić uwagę także na szczegóły związane z wpłatą kaucji. Wysokość kaucji jest ustalana przez wynajmującego; lokatorzy bardzo często proszą o rozłożenie jej wpłaty w ratach – decyzja w tej sprawie należy do właściciela, trzeba jednak się zastanowić, czy osoba, która nie jest w stanie jednorazowo wpłacić kaucji, poradzi sobie z regularną wpłatą czynszu. To samo dotyczy terminu wpłaty kaucji – najemca, który jest rzetelny i któremu zależy na wynajęciu pokoju, postara się, aby przelew z wpłatą kaucji był zlecony od razu. Osoby, które trzeba upominać, powinny wzbudzić naszą czujność. Należy wtedy zastanowić się, czy chcemy, aby taka osoba została naszym lokatorem.

Przy wpłacie kaucji przez potencjalnego najemcę zawsze czekam na jej zaksięgowanie – samo potwierdzenie przelewu to za mało. Zwłaszcza w sytuacji, gdy otrzymuję informację, że wpłata została dokonana na poczcie. Zdarzyło mi się, że mimo przesłania zdjęcia druku nadania z poczty kaucja do mnie nie dotarła. Po kontakcie z pocztą okazało się, że nadanie jest sfałszowane, a pieczątka podrobiona z monety. Sprawę szybko rozwiązałem, zanim jeszcze doszło do wydania kluczy, ale jestem pewien, że wielu właścicieli mogłoby takiej osobie wydać klucze, wierząc jej na słowo.

Mam nadzieję, że opisane powyżej kroki i wskazówki pozwolą Ci zbudować własne standardy, według których będziesz dobierał najemców do swoich mieszkań. Nie rezygnuj ze sprawdzania przyszłego najemcy. Jeżeli cały proces przebiegnie sprawnie, zminimalizujesz ryzyko trafienia na lokatora, który będzie zalegał z płatnościami lub żył w ciągłym konflikcie ze współlokatorami. Jestem też pewien, że nawet gdy zastosujesz się w 100% do moich wskazówek, to i tak wynajmując swoje mieszkanie czy pokój, niejednokrotnie staniesz przed trudną decyzją: „Czy na pewno chcę tej osobie przekazać klucze do mieszkania?”. Do Ciebie należy ostateczna decyzja, czy podpiszesz umowę z najemcą. Od siebie na koniec jeszcze dodam: pamiętaj, że mieszkań na rynku jest sporo, ale potencjalnych lokatorów na szczęście jeszcze więcej :).

Chcesz otrzymywać powiadomienia o kolejnych artykułach i materiałach? Zapisz się do newslettera tutaj.

Sprawdź Szkołę Zarządzania Najmem.