Pełnomocnictwo, czyli najczęściej pomijany dokument w podnajmie

Podpisując umowę najmu mieszkania z właścicielem, przykładam bardzo dużą uwagę do samej treści umowy, jej warunków, następnie do sporządzenia szczegółowego protokołu zdawczo-odbiorczego, wykonania zdjęć mieszkania itp. Dokumentem, który jest często pomijamy przez inwestorów, a jak się okazuje, jest bardzo pomocny w późniejszej opiece nad mieszkaniem, jest pełnomocnictwo od właściciela do reprezentowania go przed spółdzielnią czy wspólnotą mieszkaniową.

Czy dbasz o to, aby takie pełnomocnictwo pobierać, gdy przejmujesz mieszkanie w zarządzanie z gwarancją czynszu?

W poniższym tekście postaram się przedstawić, dlaczego ten dokument jest tak istotny oraz to jakie korzyści wynikają z jego posiadania- z naszego punktu widzenia, jak i właściciela mieszkania .

Przygotowując się do sporządzenia dokumentu, należy uszczegółowić, po co nam takie pełnomocnictwo, i w jakim celu będziemy z niego korzystać. Ustalając szczegóły współpracy z wynajmującym, mimo szczerych intencji może się zdarzyć, że gdy wspomnisz o  takim pełnomocnictwie, spotkasz się z niezrozumieniem i czasami nawet z negatywnym odbiorem. Jest to zrozumiałe, że w sytuacji gdy jeszcze nie macie zbudowanej relacji, właścicieli może mieć obawy, że działając w jego imieniu, będziesz działał na jego niekorzyść lub będziesz podejmował decyzje bez jego wiedzy. Aby móc uspokoić właściciela, najlepiej jest wymienić główne obszary, które dzięki pełnomocnictwu będziesz mógł w administracji wykonać samodzielnie:

• Zgłoszenie liczby osób do naliczenia czynszowego. Przejmując mieszkanie w zarządzanie z gwarancją czynszu, najczęściej planujemy, że dane mieszkanie będzie wynajmowane przez określoną, stałą liczbę lokatorów. Teoretycznie zatem wystarczyłoby, aby właściciel jednorazowo zgłosił liczbę najemców w administracji. Z doświadczenia jednak wiem, że warto jest wykonywać to samodzielnie. Po pierwsze, można zmniejszyć liczbę zgłoszonych osób na etapie remontu i wynajmu pokoi, gdzie mieszkanie stoi puste, a zużycie mediów jest na minimalnym poziomie. Kiedy mamy już zaplanowane wprowadzki lokatorów, możemy samodzielnie zgłosić administracji docelową liczbę osób i otrzymać nowe naliczenie. Dodatkowo niejednokrotnie zdarza mi się, że pokój, który miał docelowo być pokojem 2 osobowym, lub pokojem dla pary, wynajmowany jest przez 1 osobę, która po prostu poszukiwała większego pokoju i była w stanie zapłacić za niego więcej. Wtedy tez warto skorygować liczbę najemców zgłoszonych do naliczenia czynszowego. Zmiany te wydają się minimalne, ale jeżeli przeanalizujemy dokładnie naliczenia czynszowe wybranych spółdzielni mieszkaniowych, może się okazać, że naliczenie przypadające na 1 lokatora to często koszt w granicach nawet 60-80 zł (składa się na to zaliczka na wodę, opłata za wywóz śmieci, korzystanie z windy itp.). Jeżeli spojrzymy na tę kwotę z perspektywy roku, ponieważ opłatę tą uiszczamy co miesiąc, może okazać się, że pilnując tego rozliczenia, dosyć mocno podniesiemy współczynnik rentowności w danym mieszkaniu.

Możliwość samodzielnego zmniejszenia liczby osób zamieszkujących lokale bardzo mocno pomogła mi w zrównoważeniu budżetu w momencie, gdy pokoje były opuszczane przez studentów z powodu epidemii koronawirusa. Ponieważ dopilnowałem, aby skorygowana została opłata we wszystkich mieszkaniach, którymi się opiekuję, oszczędność wynikająca z obniżenia opłat do administracji, była bardzo znacząca. Kiedy pokoje zostaną wynajęte na nowo, będę mógł szybko, bez zbędnego angażowania właścicieli, ponownie zgłosić komplet najemców w administracji.

• Bieżący wgląd w saldo opłat czynszowych. Naliczenie czynszowe, jak wspomniałem powyżej, uzależnione jest m.in. od ilości zgłoszonych osób. Jednak część tego naliczenia, typu opłata za wodę lub za ogrzewanie miejskie, naliczana jest często w formie zaliczek. Następnie, w oparciu o rzeczywiste zużycie, na rachunku opłat czynszowych może znaleźć się niedopłata lub nadpłata. Jeżeli mamy zgłoszoną odpowiednią ilość osób, to zazwyczaj mamy do czynienia z nadpłatą, czyli sumą pieniędzy, która powinna nam być zwrócona. Spowodowane jest to m.in. bardzo wysokimi zaliczkami na wodę. Spółdzielnie mieszkaniowe nie raz szacują, że jeden najemca zużywa miesięcznie nawet 5m3 wody, gdzie w praktyce są to najczęściej 2-3 m3. Rozliczenie wody odbywa się zazwyczaj w systemie półrocznym, więc teoretycznie jesteśmy w stanie pamiętać o tym, aby o to rozliczenie upomnieć się do właściciela. Jednak w przypadku ogrzewania miejskiego, mimo opieki nad kilkudziesięcioma mieszkaniami, nie udało mi się ustalić schematu, kiedy dokładnie rozliczenie jest przygotowywane. Możemy zatem łatwo ten moment przeoczyć, gdzie zwroty z nadpłaty za ogrzewanie miejskie często wynoszą kilkaset złotych… Ponieważ zajmujemy się bieżącą obsługą lokalu, część właścicieli zaczyna również z większą swobodą podchodzić do pism i komunikatów z administracji, wiedząc, że mieszkanie jest w dobrych rękach. Nadpłata ta, w dobrym wypadku, będzie się kumulować na koncie. Może jednak, bez naszej wiedzy, zostać wybrana z konta przez właściciela lub zaliczona np. na poczet podwyżki funduszu remontowego. Z tego powodu naprawdę warto jest zainteresować się tym tematem.
• Zgłoszenie awarii do działu technicznego. Zdarza się, że w mieszkaniu lub budynku dojdzie do awarii, która powinna być zgłoszona i usunięta przez administrację. O ile w większości przypadków spółdzielnia nie ma problemu z przyjęciem zgłoszenia od osoby postronnej, dotyczącego części wspólnych takich jak przepalone światła na klatce schodowej czy awaria drzwi wejściowych do budynku, tak już w przypadku zgłoszenia awarii w mieszkaniu, administracja często wymaga, aby była ona zgłoszona bezpośrednio przez właściciela. Jest to kłopotliwe, ponieważ właściciel nie będąc na miejscu, często nie jest w stanie dokładnie opisać awarii, co więcej ciężko jest potem również umówić dokładny termin przyjazdu technika na miejsce.

Dodatkowo, będąc w bezpośrednim kontakcie z działem technicznym, możemy osobiście poznać pracujących tam techników i konserwatorów. Są to osoby, które na co dzień bywają na terenie, którym opiekuje się dana administracja. Dzięki temu możesz często skorzystać z ich pomocy również prywatnie. Niejednokrotnie umawiałem się z takimi technikami na naprawy, które wykonywali po zakończeniu swojej pracy, za niewygórowaną cenę. Jest to bardzo cenna pomoc, ponieważ opiekując się danym budynkiem, znają oni wszystkie instalacje , które się w nim znajdują i mają dostęp do wszelkich zaworów wody, ogrzewania, rozdzielni elektrycznych itp.

• Odbiór nowych kluczy w przypadku wymiany zamka w częściach wspólnych budynku. Większość administracji, zamierzając wymienić zamek w częściach wspólnych takich jak drzwi wejściowe do budynku czy piwnicy, wiata śmietnikowa, rowerownia itp., planuje to ze znacznym wyprzedzeniem, wobec czego mamy czas na kontakt z właścicielem i umówienie się na odbiór nowych kluczy. Zdarza się jednak, że zamki wymieniane są w trybie awaryjnym, gdzie brak możliwości samodzielnego odbioru kluczy od administracji staje się już problemowy.
• Bieżący kontakt z administracją w sprawach związanych z sytuacjami w mieszkaniu. Zdarzają się pojedyncze sytuacje, gdzie lokatorzy zajmujący pokoje w moich mieszkaniach, naruszą ciszę nocną czy zapisy regulaminu danej spółdzielni, dotyczące zasad współżycia społecznego. Zdecydowanie wolę, kiedy z taką informacją o naruszeniu, administracja dzwoni bezpośrednio do mnie. Dzięki rozmowie mogę dokładnie rozeznać się w sytuacji, omówić problem, a następnie podjąć odpowiednie kroki. Nie dość, że taki kontakt bardzo ułatwia mi działanie, to dodatkowo oszczędzam nerwy właściciela, który mógłby niepotrzebnie przejąć się danym zgłoszeniem.

Pamiętajcie, że taki kontakt działa również w drugą stronę. Jeżeli Wasi najemcy zgłaszają Wam, że występuje bardzo duży problem z sąsiadami, warto poinfrmować o tej sytacji administrację. Osobiście zgłaszałem raz problem w kamienicy, gdzie bardzo dużo mieszkań było zaadaptowanych do najmu krótkoterminowego. Niestety turyści przyjeżdzający na wypoczynek nie zamykali dokładnie drzwi wejściowych do budynku, przez co nie raz stały one otwarte całą noc. Po mojej interwencji zmieniono zamki na zatrzaskowe i problem został rozwiązany. Jeżeli jednak lokatorzy zgłaszają mi problemy typu zakłócanie ciszy nocnej czy nocowanie osób bezdomnych na klatce, to oprócz tego, że sam zgłaszam problem do administracji, zawsze zachęcam najemców, aby zgłaszali to również do odpowiednich służb jak policja czy straż miejska.

• Korzystanie z ubezpieczenia, obejmującego części wspólne budynku. Administracja opiekująca się daną nieruchomością najczęściej dba o to, aby budynek był ubezpieczony. Ubezpieczenie to najczęściej poszerzone jest o ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, czyli, jeżeli w naszym lokalu dojdzie np. do zalania sufitu, ze względu na nieszczelności w pokryciu dachowym, to możemy również z takiego ubezpieczenia skorzystać. Jeżeli oczywiście taka sytuacja się wydarzy to najczęściej i tak informujemy o niej właściciela, jednak dzięki zgłoszeniu nas w administracji jako pełnomocnika, możemy szybciej rozpocząć procedurę zgłoszenia szkody do ubezpieczenia. W efekcie, możemy szybko przystąpić do naprawy, co jest niezwykle ważne, jeżeli dana usterka w mieszkaniu jest odczuwalna również dla najemców i zmniejsza ich komfort mieszkania.
• Bezpośredni dostęp do komunikatów wydawanych przez administrację. Wiele spółdzielni, oprócz wywieszania ogłoszeń na tablicy informacyjnej budynku, wysyła je do mieszkańców również drogą mailową. Bieżący dostęp do takich komunikatów jest bardzo przydatny- możemy dowiedzieć się, kiedy planowane są wizyty związane z przeglądami okresowymi czy też kiedy nastąpi odbiór odpadów wielkogabarytowych. Administracja wysyła także wiadomości związane z ogólnymi problemami lokatorskimi upomnienia związane z segregacją śmieci czy sposobem parkowania samochodów na podwórku. Właścicielowi informacje te są zbędne, a nam mogą one pomóc w sprawowaniu lepszej opieki nad mieszkaniem.

Podsumowując powyższe punkty, mogę stwierdzić, że pełnomocnictwo jest mi potrzebne do lepszego sprawowania bieżącej opieki nad mieszkaniem. Dzięki niemu mogę załatwić pewne sprawy szybciej, efektywniej i bez konieczności angażowania prywatnego czasu właściciela.Ostatnią, bardzo istotną kwestią, którą chciałbym omówić, jest forma pełnomocnictwa-to co powinno zawierać oraz w jakiej formie powinno być złożone. Szczegóły z tym związane często uzależnione są już od wymagań danej administracji. Zdarzyło mi się, że wspólnota, do której należy mieszkanie, jest niewielka, a zarządca zna wszystkich właścicieli i lokatorów osobiście i wystarczyło, że właściciel zapowiedział mnie telefonicznie. Mimo wszystko zawsze staram się aby pełnomocnictwo w formie pisenej było dostarczone bezpośrednio do administracji i trafiło do kartoteki danego mieszkania. Co raz więcej administracji akceptuje również wysłanie pełnomocnictwa przez właściciela drogą mailową. W pełnomocnictwie muszą znaleźć się zawsze następujące elementy:

• Dane identyfikujące właściciela (tj. imię, nazwisko, numer PESEL),
• Adres mieszkania,
• Dane identyfikujące Was, jako pełnomocnika (tj. imię, nazwisko, numer PESEL, jeżeli prowadzicie działalność gospodarczą to dane firmy wraz z numerem NIP),
• Informacje kontaktowe (adres korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail),
• Zakres pełnomocnictwa (czyli jakie czynności możesz wykonywać w imieniu właściciela lokalu).

Przygotowując pełnomocnictwo, zwróć uwagę na dokładne podanie informacji kontaktowych. Jeżeli obecnie opiekujesz się mieszkaniami samodzielnie, to nie będzie stanowiło problemu, jeżeli administracja ma namiary tylko na Ciebie. Jeżeli jednak korzystasz lub w przyszłości zamierzasz korzystać z pomocy zespołu warto, aby chociaż adres e-mailowy był adresem ogólnym, do którego później uzyska dostęp również opiekun mieszkania.

Jeżeli mimo przedyskutowania z właścicielem argumentów za udzieleniem pełnomocnictwa, nie udało ci się przekonać go do złożenia tego dokumentu, poproś, aby dodał chociaż twój adres e-mailowy jako dodatkowy adres do wysyłki korespondencji. Administracje idą z duchem czasu i większość informacji wysyłają już drogą elektroniczną, więc dzięki temu będziesz miał przynamniej dostęp do rozliczenia naliczenia czynszowego i bieżących komunikatów związanych z funkcjonowaniem nieruchomości.

Mam nadzieję, że powyższymi argumentami przekonałem cię, że uzyskanie pełnomocnictwa od właściciela i złożenie go do administracji jest jednym z kluczowych kroków w polepszeniu organizacji skutecznego zarządzania mieszkaniem. Jeżeli do tej pory nie podbierałeś takiego dokumenty od właściciela, to zawsze możesz to nadrobić, wykorzystując w negocjacjach opisane przeze mnie punkty.

Chcesz otrzymywać powiadomienia o kolejnych artykułach i materiałach? Zapisz się do newslettera.