Dlaczego warto kontrolować wynajmowane mieszkanie?

Po wynajęciu wszystkich pokoi w mieszkaniu i wydaniu klucza lokatorom wielu właścicieli unika wizyt w lokalu. W rozmowach, jakie przeprowadzam z właścicielami, często słyszę, że nie mają oni czasu na odwiedzanie mieszkania lub po prostu nie chcą go odwiedzać z obawy, że zakłócą spokój i prywatność lokatorów.

W oparciu o własne doświadczenia uważam, że regularne wizyty są w mieszkaniu bardzo potrzebne, a odpowiednio zaplanowane i przeprowadzone nie tylko nie przeszkodzą lokatorom, lecz także mogą pozytywnie wpłynąć na komfort wynajmowania i jakość oferowanej przez nas obsługi. W poniższym tekście przedstawię sposób, w jaki ten proces zorganizowałem w mieszkaniach, które są pod moją opieką, po co i jak często odwiedzamy lokale oraz co zyskujemy dzięki takim wizytom.

Wizyty w mieszkaniach traktuję jako stały element zarządzania i opieki nad lokalem. Tego, że mieszkanie jest przez nas odwiedzane, nigdy nie ukrywam przed lokatorami – mówię o tym wprost już podczas prezentacji pokoju do wynajmu. Zasadę tę podkreślam również w rozmowach z właścicielami. Większość z nich jest zadowolona, że wiemy, co się dzieje w mieszkaniu w trakcie całego najmu. Bardzo ważne jest jednak każdorazowe informowanie lokatorów przed wizytą (nie wystarczy o tym powiedzieć tylko raz, podczas podpisywania umowy i przekazania kluczy). Jako formę informowania o tym najemców wybrałem e-mail, który wysyłam na dzień przed planowaną wizytą. Zawsze podaję orientacyjne godziny, w jakich zamierzam się pojawić. Nigdy nie odwiedzam mieszkań rano ani późnym wieczorem – zależy mi na komforcie lokatorów, którzy w tych godzinach często korzystają z łazienki, gotują czy szykują się do pracy. Pojawienie się wtedy w mieszkaniu dodatkowej osoby mogłoby powodować niepotrzebny tłok i zamieszanie. Jeśli mamy pod opieką większą liczbę mieszkań, może się zdarzyć, że nie będziemy osobiście wizytować mieszkań, lecz będzie to obowiązek jednego z naszych pracowników. Bardzo ważne jest wtedy, aby w wiadomości zapowiadającej wizytę została podana informacja, kto zjawi się na miejscu. Lokatorzy są proszeni o niewpuszczanie osób obcych do mieszkania, więc jeżeli będą spodziewać się nas osobiście, a w lokalu zjawi się ktoś inny, to mogą tej osoby zwyczajnie nie wpuścić. Co więcej, jeżeli zlecam wizytę w mieszkaniu, to oprócz listy rzeczy do sprawdzenia taka osoba dostaje ode mnie również bardzo szczegółowe zasady zachowania się w mieszkaniu. Główne z nich to:

• Dzwonienie lub pukanie do drzwi wejściowych. Podczas wizyty zawsze mam ze sobą klucze do mieszkania; jeżeli jest taka potrzeba, to udostępniam je również pracownikowi. Mimo to przed wejściem do mieszkania zawsze dzwonię lub pukam i odczekuję chwilę. Dopiero jeżeli żaden z lokatorów nie otwiera, korzystam ze swojego zestawu kluczy.
• Niewchodzenie do pokoi. Podczas regularnych wizyt w mieszkaniu odwiedzamy jedynie części wspólne mieszkania. Nawet jeżeli drzwi do pokoi są szeroko otwarte, to do nich nie wchodzimy.

Przestrzeganie tych dwóch podstawowych zasad jest dowodem na to, że rzeczywiście dbamy o komfort lokatorów i szanujemy ich prywatność. Najemcy mogą się przygotować na nasze przyjście. Niektórzy specjalnie zostają w mieszkaniu lub proszą o przyjście o konkretnej porze, aby móc z nami przy okazji porozmawiać. Zdarza się jednak, że nikogo z lokatorów nie ma na miejscu, ale zostawiają dla nas w mieszkaniu wiadomości. Jest to najczęściej kartka z prośbą o sprawdzenie np. ustawień routera lub złożona w jednym miejscu poczta do zabrania.

Twoi najemcy muszą wiedzieć, że takie wizyty nie są bezcelowe, a mają określone założenia. Tak naprawdę przychodzimy do mieszkania regularnie, w celu wykonania określonych czynności:

• Odbiór poczty. Właściciele mieszkań w większości przekierowują pocztę na swoje miejsce zamieszkania. Ja także podaję adres biura jako adres korespondencyjny. Mimo to zdarza się, że poczta trafi do skrzynki pocztowej danego mieszkania. Do skrzynki na listy trafiają również często naliczenia czynszowe z administracji lub inne ważne komunikaty wysłane przez spółdzielnie czy wspólnotę. Stąd jest ważne, aby pocztę odbierać regularnie. Dodatkowo zawsze indywidualnie ustalam z właścicielem, co robić z poszczególnymi listami, których jest adresatem, a które trafiły do nas.
• Sprawdzenie i spisanie stanów liczników mediów. Jest to jeden z ważniejszych, o ile nie najważniejszy punkt podczas wizyty w mieszkaniu. W lokalach, nad którymi sprawuję opiekę, mam ustaloną z lokatorami stałą zryczałtowaną opłatę za media. Opłata ta została oszacowana na podstawie moich doświadczeń związanych z wysokościami rachunków za media w ubiegłych latach. Mimo to, iż dzięki stałej opłacie nie muszę co miesiąc rozliczać rachunków każdego najemcy, to spisywanie stanów liczników bardzo pomaga w bieżącej kontroli zużycia mediów i jeżeli jest taka potrzeba, daje możliwość, by szybko zareagować. Zwiększone zużycie mediów może być spowodowane różnymi czynnikami: wzrost poboru prądu może być skutkiem podpięcia przez lokatorów do gniazdek farelek, a bardzo duże zużycie zimnej wody np. cieknącą spłuczką w toalecie. Dzięki bieżącej ewidencji szybciej możemy wyłapać nadmierne zużycie i podjąć działania zmierzające do usunięcia awarii, czy rozwiązania problemów lokatorskich.

Moja dodatkowa rada: liczniki należy spisywać w równych odstępach czasu. Nie ma wtedy konieczności przeliczania zużycia mediów na dni lecz od razu widzimy, czy dzisiejszy odczyt jest zbliżony do poprzedniego. Warto również pamiętać, że wielu dostawców prądu i gazu wprowadziło możliwość podawania co miesiąc odczytu danych liczników, dzięki czemu otrzymujemy zawsze fakturę za rzeczywiste zużycie, nie zaś prognozę. Warto zapytać o to swojego dostawcę, zwłaszcza gdy ogrzewamy wybrane mieszkania prądem lub gazem, ponieważ wtedy wysokość rachunków potrafi rzeczywiście bardzo zaskoczyć.

• Kontrola stanu technicznego. Będąc w mieszkaniu, warto zwrócić od razu uwagę na jego stan techniczny. Niejednokrotnie zdarza się, że w lokalu wystąpiła jakaś awaria, której lokatorzy nie zgłaszają. Z tego względu staram się sprawdzić takie elementy jak syfony, wężyki doprowadzające wodę do umywalki czy spłuczka. Są to drobiazgi, które bardzo łatwo skontrolować, a ich awaria, np. pęknięcie wężyka o, może spowodować znaczne szkody.
• Rozmowa z lokatorami. Podczas wizyt w mieszkaniu bardzo często spotykamy najemców, którzy zajmują u nas pokoje. To naturalne, że nawiązujemy z nimi rozmowę. Warto zapytać wtedy, czy w mieszkaniu jest wszystko w porządku, czy nic złego się nie dzieje. Rozmowę trzeba jednak umiejętnie poprowadzić, aby nie przekształciła się w listę życzeń lokatorów, które mamy spełnić. Od kiedy opiekuję się wieloma mieszkaniami, wprowadziłem zasadę, że jeżeli lokatorzy zgłaszają mi podczas wizyty jakiś problem, którego nie jestem w stanie rozwiązać, będąc na miejscu, proszę ich o wysłanie wiadomości mailowej. Przechodząc z mieszkania do mieszkania, możemy po prostu zapomnieć o którymś zgłoszeniu, a przecież nie chcemy, aby lokatorzy pomyśleli, że ignorujemy ich prośby. Jeżeli jednak lokatorzy mówią mi o awarii, która jest związana z bieżącą eksploatacją i powinna być naprawiona przez nich, mimo wszystko staram się ich poinstruować, jak powinni postąpić w danej sytuacji. Często są to wydawałoby się dość prozaiczne problemy, ale jednak młodym ludziom sprawiające trudność – przykładem jest wymiana żarówki w lodówce. Po pokazaniu, w jaki sposób należy zdjąć osłonkę żarówki, lokatorzy wymienią ją samodzielnie.
• Sprawdzenie stanu czystości części wspólnych w mieszkaniu. Nie ukrywam, że będąc w mieszkaniu, zwracam uwagę nie tylko na stan techniczny, ale również na ogólnie panujący porządek. Zależy mi, aby mieszkania były zadbane przez cały okres trwania umowy, proszę więc lokatorów, aby dzielili się obowiązkami i utrzymywali porządek w częściach wspólnych przez cały rok. Podczas wizyty zignoruję oczywiście drobnostki typu nieporządek po porannej krzątaninie w kuchni. Jednak na zalegające wielkie worki ze śmieciami lub brudną kabinę prysznicową reaguję zdecydowanie i upominam lokatorów. Bardzo często zdarza się wtedy, że najemcy zaczynają ze mną rozmawiać: mówią, że starają się dbać o mieszkanie, ale nie radzą sobie z jednym współlokatorem, który ignoruje swój dyżur w grafiku sprzątania. Dostajesz wtedy prosty sygnał, na który powinieneś zareagować – pomóż lokatorom rozwiązać problem. Bez wizyty w mieszkaniu mógłbyś o tym problemie w ogóle się nie dowiedzieć.
• W sprawdzeniu czystości należy również zwrócić na ogólny ład i porządek związany z rzeczami lokatorów. Czy najemcy mieszczą się ze swoimi rzeczami w przygotowanych przez nas szafkach kuchennych czy na półkach w łazience? Może zdarzyć się, że dostosowując mieszkanie do wynajmu na pokoje, niestety nie przewidzieliśmy dostatecznej przestrzeni do przechowywania. Warto wtedy rozważyć dołożenie prostego regału czy nawet zakup plastikowych koszyków, które ułatwią lokatorom ułożenie swoich rzeczy.
• Części wspólne w budynku. Jeżeli nasze mieszkanie znajduje się w bloku, którym opiekuje się profesjonalny zarządca lub administracja, to mamy bardzo duże szanse na to, że części wspólne w budynku będą zadbane. Jednak jeżeli nasze mieszkanie znajduje się w małym bloku lub kamienicy, może się zdarzyć, że w ogólnodostępnych częściach nieruchomości występuje problem, którym nikt się nie zajmuje. Zdarzyło mi się już interweniować w przypadku popsutego zamka do drzwi głównych czy problemu z wywozem śmieci. Należy pamiętać, że nawet jeżeli tego typu zgłoszenia nie należą do naszych obowiązków, to warto się nimi zająć w trosce o komfort naszych lokatorów.
• Przegląd ogłoszeń wywieszonych przez administrację. Zarządcy budynku wywieszają na drzwiach wejściowych lub tablicach informacyjnych w budynku ważne ogłoszenia – dotyczące okresowych przeglądów, przerw w dostawie mediów czy informacji o wywozie odpadów wielkogabarytowych. Zawsze proszę, aby lokatorzy wysyłali mi zdjęcia takich komunikatów. Jednak kiedy jesteśmy samodzielnie w mieszkaniu to również zwracamy na nie szczególną uwagę aby móc na nie odpowiednio zareagować i np. dopilnować wpuszczenia do lokalu kominiarza, który musi dokonać dorocznego przeglądu.

Powyżej opisałem czynności, które wykonuję podczas regularnych wizyt w mieszkaniu. Oczywiście zdarza się, że w mieszkaniu bywamy również w innych przypadkach, związanych np. z naprawami czy innymi sprawami lokatorskimi. Wtedy również, o ile mamy taką możliwość, warto zwrócić uwagę na punkty wymienione wyżej. Pamiętajmy jednak, że jeżeli mieszkanie odwiedzi np. nasz technik, to owszem – zapewne odbierze naszą pocztę, zrobi zdjęcia poszczególnych liczników mediów czy sprawdzi stan techniczny. Ale czy zwróci przy tym uwagę na porządek lub porozmawia z lokatorami? Jeżeli nie jesteśmy tego pewni, na wizycie kontrolnej w mieszkaniu zjawcie się osobiście.

Dodatkowo warto również przemyśleć i zaplanować częstotliwość naszych wizyt. Osobiście, ze względu na konieczność odbioru poczty i kontrolę stanu liczników, założyłem, że mieszkania powinny być odwiedzane raz w miesiącu. Uważam, że jest to częstotliwość, która nie utrudni życia lokatorom, a nam pozwoli w miarę szybko wyłapać ewentualne problemy, które pojawią się w mieszkaniu. Szybciej zareagujemy np. na nieporządek, zanim dojdzie do zapuszczenia mieszkania. Niektórzy inwestorzy zakładają, że takie wizyty powinny odbywać się raz na kwartał. Jak widać, to bardzo indywidualna kwestia. O regularności wizyt wspomniałem w punkcie dotyczącym spisywania liczników, a tym samym kontroli zużycia mediów. Zauważyłem również, że jeżeli w mieszkaniu bywamy rzeczywiście w równych odstępach czasu, to nasze wizyty stają się dla lokatorów rutyną. Widzą, że dbamy o mieszkanie i interesujemy się jego stanem, więc traktują to jako fajny element naszej obsługi, nie zaś uprzykrzanie im życia.

Podsumowując, chciałbym pokazać, co zyskamy, jeżeli rzetelnie i sumiennie podejdziemy do naszych wizyt w mieszkaniach.

• Wiedza o tym, co tak naprawdę dzieje się w mieszkaniu. Lokatorzy zazwyczaj zgłaszają ewentualne problemy, lecz może się zdarzyć, że nie zwrócą na coś uwagi lub zignorują drobną awarię. Podczas wizyty możesz takie rzeczy wyłapać i zainterweniować.
• Lepszy kontakt z lokatorami. Rozmawiając z lokatorami podczas wizyty, poznasz ich potrzeby. Bardzo często zdarza mi się, że w rozmowie okazuje się, iż ktoś zmienił pracę czy uczelnię i dojazd z obecnego mieszkania zajmuje mu bardzo dużo czasu. Wspominam wtedy o innych swoich mieszkaniach, które mogą spełnić oczekiwania najemcy. Gdy rozpoczyna się sezon najmu, lokatorzy przenoszą się na jedną z moich lokalizacji, zamiast szukać nowego mieszkania u kogoś innego.
• Mieszkanie przygotowane do najmu w sezonie. Zawsze powtarzam, że „jak sobie pościelisz, tak się wyśpisz”. Nawet jeżeli pomimo starannej weryfikacji najemców trafią się nam lokatorzy, którzy nie są nauczeni regularnego dbania o porządek, to nasze wizyty przypominają o tym obowiązku i go uczą. Dzięki sumiennemu dbaniu o części wspólne przez cały okres trwania umowy, w czasie letnim, czyli sezonie najmu, mieszkanie jest gotowe do zaprezentowania. Nie musimy zarządzać generalnych porządków, dostawiać dodatkowych regałów, aby pochować rzeczy lokatorów, i martwić się reakcją osób oglądających. Mamy za to gotowe, czyste i uporządkowane mieszkanie, do którego można zapraszać osoby na prezentację pokoi. Pamiętajcie, że osoby odwiedzające mieszkanie kupują oczami – pokoje w zadbanym mieszkaniu wynajmiecie dużo szybciej niż te, w których panuje chaos.
• Kontrola nad zużyciem mediów. Spisując regularnie stany poszczególnych liczników, bardzo szybko wyłapiesz odchylenia od standardowego zużycia wody, prądu czy gazu. Nawet jeżeli lokatorzy opłacają media według zużycia, czyli faktur, warto prowadzić arkusz z odczytami. Wielu dostawców wystawia rachunki w oparciu o prognozy i raz na pół roku czy rok robi kontrolę zużycia i wystawia fakturę rozliczeniową. Twoi najemcy to często młode osoby, które do tej pory nie opłacały samodzielnie rachunków i w efekcie mogą być niemile zaskoczone koniecznością dużej dopłaty. Jeżeli będziesz kontrolował stany liczników na bieżąco, wcześniej zwrócisz im uwagę i ostrzeżesz, że ostatnia faktura może przyjść bardzo wysoka. Zapewne przemyślą to i postarają się podejść do zużycia mediów z większą rozwagą.

Comiesięczne wizyty w nieruchomościach to moim zdaniem jeden z bardzo ważnych elementów sprawnego zarządzania mieszkaniami na wynajem.

Mam nadzieję, że omawiając poszczególne etapy takich wizyt, zaprezentowałem nie tylko ich pozytywne efekty, lecz także sposoby, dzięki którym możesz je odbywać bez uszczerbku na komforcie lokatorów. Wykorzystaj je, aby za ich pomocą wpłynąć na poprawę zadowolenia najemców z oferowanych mieszkań i pokoi. Na koniec pamiętaj , że argument o naszych regularnych wizytach w mieszkaniu zawsze działa bardzo pozytywnie na właścicieli mieszkań, z którymi próbujemy nawiązać współpracę :).

Jeżeli uważasz, że powyższe rady mogą okazać się pomocne również dla innych, to zachęcam do udostępniania tego wpisu.

Chcesz otrzymywać powiadomienia o kolejnych artykułach i materiałach? Zapisz się do newslettera tutaj.